La banca dati si propone come uno strumento di schedatura e restituzione di informazioni storiche e archivistiche. Per questa ragione le informazioni riguardanti ciascun Monte sono state suddivise in tre sezione, messe in relazione fra di loro in modo tale da consitere la realizzazione di percorso completo all’interno dell’evoluzione storico-archivistica di un Monte.

Nella parte soggetti produttori è possibile reperire tutte le principali informazioni storico-istituzionali riguardanti ciascun Monte, come gli estremi cronologici di attività, una breve descrizione della storia dell’ente con particolare attenzione ai fondatori e agli enti che ne hanno gestitito le attività, l’articolazione istituzionale interna ove ricostruibile, i riferimenti bibliografici essenziali, i legami, anche tramite link, con altri Monti di Pietà. Ciascun Monte di Pietà è messo in relazione con il complesso archivistico o i complessi archivisitici conservati in diversi istituti di conservazione da esso prodotto.

Nella sezione complessi archivistici è descritta la documentazione prodotta da ciascun ente; tale descrizione si ferma al fondo o alla serie, senza entrare nei dettagli dell’articolazione interna e senza affrontare una descrizione archivistica completa, rimandando però agli inventari disponibili, se realizzati, indicati nell’apposita sezione Strumenti di ricerca. Per fornire un inquadramento più completo, seppur nella volontaria sinteticità delle schede, sono stati indicati gli estremi cronologici, la consistenza, la storia archivistica e alcune informazioni ritenute significative per comprendere la formazione e la conservazione della documentazione. Se disponibili, sono stati inseriti i riferimenti alle principali banche dati archivistiche. Di ciascun complesso archivistico è indicato il/i soggetto/i produttore/i e l’ente che conserva la documentazione

Infine, la sezione soggetto conservatore consente all’utente di reperire informazioni essenziali sugli enti che conservano la documentazione.